A função de síndico requer muitas habilidades diferentes e é bem complexa. Por esse motivo, é necessário seguir os procedimentos e ter as ferramentas adequadas. Com base em algumas pesquisas em cima de acertos e erros dos síndicos, condôminos e profissionais da área, foram verificadas algumas dicas sobre o assunto.

Veja agora alguns hábitos fundamentais para ter sucesso na gestão de um condomínio:

Limitar o desgaste

É primordial limitar horários para sua atuação, orientando inclusive, o zelador e os porteiros a não dirigirem reclamações por interfone. Em assembleias, ou caso apareçam problemas de convivência no dia a dia, não devem tomar parte das discussões e nem alimentá-las.

É mais adequado enviar por escrito as advertências e avisos de multa por infração ao Regulamento. Não receba reclamações por telefone ou interfone, deixe um livro de sugestões e críticas com o zelador e oriente-o das ocorrências. Deixe estipulado horário e formas de atendimento aos condôminos. Além disso, não deixe começar discussões agressivas em assembleias. O presidente da mesa deve encaminhar a questão em conflito o mais rápido possível para votação e aqueles que não concordarem, devem ter seu protesto registrado em ata.

Dividir funções e responsabilidades

É sempre adequado limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade. Por outro lado, dividir responsabilidades e funções é envolver condôminos na gestão da coisa comum. Decisões importantes são tomadas pela assembleia. O síndico por ser o poder Executivo do condomínio, é quem executa o que todos determinam. Dessa forma, não será “crucificado”, caso aconteça algum problema.

É sempre bom estimular a criação de comissões de condôminos para assuntos específicos, como obras, segurança, lazer etc. A comissão fará a triagem do que é preciso ser feito, por exemplo, levantamento de materiais, para que a assembleia faça a escolha com mais respaldo.

Conhecer a legislação

Tudo que é feito pelo síndico tem que estar respaldado pelas leis e pela Convenção Condominial. A leitura destes textos deve ser feita, pois, eles trazem pronta a solução para os principais conflitos que podem ocorrer. Tenha sempre uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno do seu condomínio. A legislação que rege a vida condominial está praticamente toda em um capítulo do Código Civil.

Organização

Os condomínios necessitam de muita documentação, que, legalmente, precisa ser arquivada, como notas fiscais, documentos trabalhistas e atas de assembleia. Além disso, é preciso controlar muitos setores simultaneamente, logo, se aconselha ter planilhas onde se registre o andamento de cada questão pendente. Como se está trabalhando com o dinheiro comum, é necessário saber exatamente o que está sendo gasto e ter uma previsão orçamentária.

Para uma maior organização e conseguir dar conta de tudo que é necessário, basta manter o hábito de arquivar os documentos assim que recebê-los e ter um controle dos setores do condomínio usando a planilha do Excel, dividindo por tópicos (manutenção, funcionários, inadimplência, financeiro etc.) 

Autoridade sem autoritarismo

Quando o síndico é muito severo acaba gerando mais descontentamento do que ordem. Os condôminos precisam cumprir o que é determinado pelas leis e pela Convenção e Regulamento Interno, mas o síndico não deve criar regras, apenas para executá-las. O certo a se fazer nesse momento, é deixar a cópia do Regimento Interno em área social, enviar comunicados das decisões da assembleia para todos os condôminos em até uma semana.

Nunca descuidar da manutenção

A manutenção regular é muito importante. Além de evitar qualquer tipo de acidente, faz com que haja um gasto menor, do que esperar por muitos anos e acabe tendo que fazer uma grande reforma ou comprar algo novo.

É muito importante ter contratos de manutenção com empresas especializadas de interfones, bombas d’água, elevadores, etc. Além de evitar gastos equivocados, pois muitas obras e/ou manutenções mal dimensionadas acabam por apenas disfarçar o problema, gerando um gasto maior no futuro.

Boa estratégia de comunicação

Ser eficiente e honesto não é o suficiente para esse cargo, é preciso que os condôminos sejam lembrados disso. Os síndicos devem sempre se comunicar com os moradores, mostrando o que está sendo realizado e feito com o dinheiro do condomínio. A comunicação clara é muito importante, desde um recado de duas frases colocado no elevador até o registrado no jornal do condomínio.

Para isso funcionar, o síndico tem que enviar mensalmente o balancete, consultar os condôminos para verificar se estão entendendo as informações, discutir com o conselho e o subsíndico as mensagens a serem afixadas ou enviadas para os moradores, com o objetivo de ser o mais claro e direto possível, deste modo, evitando qualquer mal-entendido.


0 Comments

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *